Teczki pracownicze i dokumentacja kadrowa – najczęstsze błędy pracodawców

Zatrudnienie pracownika wiąże się z licznymi obowiązkami. Jednym z nich jest założenie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Chociaż przepisy w tym zakresie nie są szczególnie skomplikowane, pracodawcy miewają wątpliwości i zdarzają się im pomyłki. Poznaj 3 często popełniane błędy i dowiedz się, jak się przed nimi uchronić.

1. Zbiorcza teczka pracownicza dla wszystkich pracowników

Zdarza się, że pracodawcy kwestię dokumentacji pracowniczej traktują po macoszemu – do jednego segregatora trafiają wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem poszczególnych pracowników. To błąd. W § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej można przeczytać, że „pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe”.

Powyższe rozwiązanie, chociaż z perspektywy pracodawcy może wydawać się uciążliwością, ma uzasadnienie – mowa o ochronie danych osobowych. Każdy pracownik ma wgląd do swojej dokumentacji pracowniczej. Gromadzenie dokumentów wszystkich pracowników w jednej teczce doprowadziłoby do sytuacji, że mogliby oni przeglądać dokumenty swoich współpracowników.

2. Brak podziału teczki pracowniczej na części

Gdy pracodawca prowadzi oddzielne teczki pracownicze, pozostaje kwestia ich zawartości. Nie wystarczy po prostu wpinać kolejnych dokumentów – akta osobowe pracownika mają być uporządkowane. Brak wyodrębnienia w aktach osobowych 5 części (A, B, C, D i E) to kolejny błąd, jaki może popełnić pracodawca. Podział również nie jest przypadkowy – ma on ułatwić poruszanie się po dokumentach.

Przykład: Firma transportowa może wprowadzić kontrole trzeźwości kierowców. Jeżeli zdecyduje się na taki krok, to w części B akt osobowych pracownika musi znaleźć się potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników i sposobie jej przeprowadzania. Z kolei w części E akt osobowych  umieszcza się dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika.

3. Oryginały dokumentów w teczkach pracowniczych

Zwłaszcza w ostatnich latach wielu polskich przedsiębiorców poszukuje pracowników za granicą. Jak przypomina na swojej stronie internetowej firma Evotax, legalizacja cudzoziemców w Polsce wiąże się z koniecznością dopełnienia formalności. Część wytworzonych w tym procesie dokumentów znajdzie się następnie w aktach osobowych pracownika. Muszą to jednak być kopie, a nie oryginały.

Niekiedy pracodawcy przechowują w aktach osobowych pracownika oryginały otrzymanych dokumentów. To kolejny błąd, jaki można popełnić. Z przywołanego rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej jednoznacznie wynika, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie dokumentów, które są poświadczone przez pracodawcę (osobę przez niego upoważnioną) za zgodność z przedłożonym oryginałem.

Jak uchronić się przed błędami w dokumentacji pracowniczej?

Zarówno legalizacja cudzoziemców w Polsce, jak i teczki pracownicze to zagadnienia, które mogą budzić wątpliwości. Pracodawcy, którzy planują zatrudnić np. kierowców z Ukrainy, Gruzji czy Mołdawii nie powinni polegać na swoim wcześniejszym doświadczeniu – o ile je mają. Powód jest prosty – w ostatnim czasie przepisy w zakresie legalizacji cudzoziemców w Polsce się zmieniły. Właśnie z tego względu warto postawić na współpracę ze specjalistami.

Wspomniana firma Evotax, która oferuje usługi księgowe dla firm transportowych, zapewnia kompleksową pomoc, w tym:

• wsparcie podczas legalizacji cudzoziemców w Polsce – zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami
• prowadzenie teczek pracowniczych – outsourcing teczek pracowniczych z Evotax oznacza brak błędów w prowadzeniu akt osobowych pracowników;
• rozliczanie kierowców – zgodnie z Pakietem Mobilności oraz z uwzględnieniem czasu pracy kierowców, diet i ryczałtów.