E-doręczenia – koniec z listami poleconymi? Co musisz wiedzieć w 2025 roku

Już od dawna uznawane za przeżytek, tradycyjne przesyłki listowne są coraz rzadziej wykorzystywanym rozwiązaniem. W komunikacji pomiędzy przedsiębiorcami a organami podatkowymi zastępują je e-Doręczenia. Dla części podmiotów usługa ta jest już obowiązkowa.

Bezpieczna i szybsza alternatywa dla listów – czym są e-Doręczenia?

E-Doręczenia to usługa, która pozwala na wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie. Listy przekazywane tą drogą mają moc prawną odpowiadającą listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru.

Jakie zalety mają e-doręczenia 2025? Przede wszystkim są szybsze niż tradycyjna korespondencja – trafiają do adresata w zasadzie natychmiast po wysyłce. Oczywiście są też wygodniejsze, ponieważ nie wymagają awizowania, a co za tym idzie wycieczek na pocztę i stania w kolejce w celu odbioru swojej przesyłki. Elektroniczną korespondencję można odebrać w dowolnym miejscu i o dowolnej porze.

E-Doręczenia są też bezpieczniejsze. Nie ma ryzyka, że list zaginie gdzieś po drodze lub że dostanie się w niepowołane ręce. Chronione są więc poufne informacje zawarte w przesyłanych dokumentach.

Rozwiązanie to jest kolejnym ułatwieniem dla przedsiębiorców. Warto wspomnieć też o innych narzędziach, m.in. Przyjaznych Deklaracjach - kreatorze, który usprawnia formalności związane z przygotowaniem dokumentów do rozliczenia podatków lokalnych. Za pomocą tego narzędzia szybko i wygodnie przygotujesz informacje i deklaracje dla podatku od nieruchomości, podatku od środków transportowych, rolnego czy leśnego.

Dla kogo jest nowa usługa?

Usługa e-Doręczeń dostępna jest dla wszystkich: nie tylko organów podatkowych i innych podmiotów publicznych oraz niepublicznych, przedsiębiorców i osób wykonujących zawody zaufania publicznego, ale też dla zwykłych obywateli.

Aby skorzystać z usługi, należy założyć skrzynkę do e-Doręczeń. Usługę taką świadczą podmioty publiczne i prywatne.

• U dostawcy publicznego można zarejestrować się na stronie biznes.gov.pl (firmy) lub gov.pl (przedstawiciele zawodów zaufania publicznego).
• U dostawcy komercyjnego.

W pierwszym przypadku otrzymały adres zostanie automatycznie dodany do bazy adresów elektronicznych (BAE). W drugim trzeba uzupełnić dane samodzielnie.

Usługi komercyjne świadczą następujące podmioty:

• Asecco Data Systems S.A.
• Autenti Sp. z o.o.
• Kfj Inwestycje Sp. z o.o.
• Poczta Polska S.A.
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

Firmy świadczące usługi e-Doręczeń komercyjnie mogą pobierać opłaty za obsługę elektronicznej korespondencji.

Terminy wdrożenia e-Doręczeń

Ustawodawca zdecydował na wprowadzenie obowiązkowych e-Doręczeń etapami. W pierwszej kolejności zostały nimi objęte podmioty zaufania publicznego.

Terminy obowiązkowego stosowania e-Doręczeń:

• Od 1 stycznia 2025 r. – przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego: prawnicy, adwokaci, radcowie prawni, notariusze, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni oraz rzecznicy patentowi;
• Od 1 kwietnia 2025 r. – podmioty, które zarejestrowały się w KRS przed 1 stycznia 2025 r.;
• Od 1 października 2026 r. – podmioty, które zarejestrowały się w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r.

Dodatkowo każdy nowy podmiot rejestrujący się w KRS lub CEIDG od 1 stycznia 2025 r. ma obowiązek założenia skrzynki do e-Doręczeń od razu przy rejestracji.

W przypadku obywateli nieprowadzących działalności gospodarczej ani niewykonujących zawodów zaufania publicznego, nie przewidziano terminu obowiązkowego założenia adresu do e-Doręczeń. Dla tych osób korzystanie z usługi jest dobrowolne.