Od 1 stycznia 2026 roku zmieni się sposób, w jaki urzędy będą kontaktować się z obywatelami przez internet. Kończy się okres przejściowy związany z wdrażaniem systemu e-Doręczeń, który stanie się podstawowym kanałem doręczania pism po stronie administracji publicznej – o ile przepisy szczególne nie przewidują innej formy.

Do końca 2025 roku urzędy mogą jeszcze korzystać z dotychczasowych rozwiązań, w tym m.in. z ePUAP-u. Od 2026 roku standardem w elektronicznych doręczeniach ma być jednak jeden, centralny system e-Doręczeń.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa umożliwiająca przesyłanie pism urzędowych w formie elektronicznej ze skutkiem prawnym takim jak list polecony za potwierdzeniem odbioru. W ten sposób urzędy będą wysyłać m.in. decyzje administracyjne, wezwania czy zawiadomienia, a system automatycznie potwierdzi moment doręczenia dokumentu.

Co to oznacza dla obywateli?

Najważniejsze: obywatele nie mają obowiązku zakładania adresu do e-Doręczeń. Osoba, która go nie posiada, nadal będzie mogła kontaktować się z urzędami i otrzymywać korespondencję – najczęściej w tradycyjnej, papierowej formie.

Jednocześnie brak adresu do e-Doręczeń może utrudnić korzystanie z usług urzędowych przez internet. Jeśli obywatel chce załatwiać sprawy online – składać wnioski elektroniczne i odbierać decyzje w formie cyfrowej – posiadanie adresu do e-Doręczeń będzie w praktyce konieczne, bo to przez ten system urzędy mają doręczać pisma elektroniczne.

W przypadku braku takiego adresu urząd może poprosić o jego założenie albo skierować korespondencję w innej, dopuszczalnej formie.

Co z ePUAP-em?

System ePUAP nie zostanie zlikwidowany, ale od 1 stycznia 2026 roku jego rola w doręczaniu pism zostanie ograniczona. Korespondencja prowadzona przez ePUAP będzie skuteczna tylko w sprawach, w których pozwalają na to przepisy szczególne. W pozostałych przypadkach urzędy będą korzystać z e-Doręczeń lub tradycyjnej poczty.

Adres do e-Doręczeń można założyć już teraz

Choć nowe zasady zaczną obowiązywać od 2026 roku, adres do e-Doręczeń można założyć wcześniej. To rozwiązanie dobrowolne, które pozwala przygotować się do zmian i ułatwi kontakt z urzędami przez internet.

Co warto zapamiętać?

• Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia będą podstawowym kanałem doręczeń po stronie urzędów.
• Obywatel nie ma obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń. Wyjątkiem są osoby na działalności gospodarczej - te muszą mieć adres e-Doręczeń.
• Brak adresu może utrudnić załatwianie spraw urzędowych online i korzystanie z e-usług.
• ePUAP pozostanie, ale jego znaczenie w doręczeniach będzie ograniczone.