Oferta rośnie w trakcie rozmowy. Oprawa dokumentów dobrana do etapu sprzedaży B2B

Najpierw zmierz stos dokumentów

Częsty błąd przy zamówieniu to wybór formatu z pamięci. Ktoś raz zamówił teczkę A4 i zamawia ją co roku. Zawartość zmieniła się w tym czasie dwa razy, a oprawa została ta sama.

Ułóż na biurku komplet, który faktycznie wręczasz klientowi. Policz kartki w stosie. Dopisz materiały, które dojdą w ciągu kwartału. Dzięki tej liczbie od razu wiesz, jakiej pojemności szukać.

Znaczenie ma też gramatura papieru. Stos z papieru 80 g jest cieńszy niż ten sam komplet wydrukowany na papierze grubszym. Pojemność grzbietów podaje się dla zwykłego papieru biurowego, więc przy cięższym wkładzie zostaw sobie zapas.

Segregator na dokumenty używane miesiącami

Teczka wystarcza na jedno wręczenie oferty. Segregator przydaje się przy dokumentacji, do której wraca się przez kilka miesięcy. Ta różnica jest ważniejsza niż wygląd okładki.

Pełnokolorowy nadruk może być po obu stronach okładki, a sztywna oprawa z tektury znosi codzienne wyjmowanie z półki. Wnętrze okładki daje przy tym dodatkową powierzchnię. Zmieszczą się na niej dane kontaktowe, cennik albo warunki programu partnerskiego.

Jeśli planujesz kampanię targową albo materiały dla dealerów, konfiguracje i zastosowania sprawdzisz w poradniku DrukujSam o segregatorach w marketingu B2B.

Pojemność w liczbach

Oprawę dobierz do grubości dokumentów, a nie do nazwy produktu. Poniższe wartości odnoszą się do standardowego papieru biurowego.

• Kilka kartek na jedno wręczenie: teczka jednobigowa, bez grzbietu.
• Około 30 kartek A4 offsetu 80 g: teczka dwubigowa z grzbietem około 5 mm.
• Grubszy komplet: to samo bigowanie w wersji 5,4 mm albo 10,4 mm.
• Dokumentacja rosnąca przez kilka miesięcy: mechanizm ringowy z grzbietem od 25 do 63 mm.
• Kilkaset kart w jednej oprawie: mechanizm dźwigniowy, 68 albo 82 mm.

Rozpiętość jest duża, dlatego lepiej zmierzyć stos. Przy wyborze z pamięci łatwo pomylić się o cały rozmiar grzbietu.

Jeden big czy dwa

Teczka jednobigowa ma jedno zgięcie i płaską konstrukcję bez grzbietu. Sprawdza się przy cienkiej ofercie z kilkoma kartkami.

Teczka dwubigowa ma dwie równoległe linie zgięcia, które tworzą płaski grzbiet. Dokumenty mniej się w niej przesuwają, a sama oprawa lepiej trzyma kształt przy właściwym wypełnieniu. Przed wysuwaniem się kartek chronią kieszenie albo gumka zamykająca.

Jeśli wahasz się między tymi wariantami, różnice w pojemności i trwałości porównasz w materiale o teczkach jednobigowych i dwubigowych.

Przydatne dodatki: nacięcia, gumka i kieszenie

Nacięcia na skrzydełkach teczki przyjmują wizytówki w rozmiarze 85x55 mm oraz 90x50 mm. Dzięki temu dane kontaktowe zostają przy dokumentach, zamiast leżeć luzem w kieszeni. Gumka zamykająca dostępna jest w siedmiu kolorach, co ułatwia oznaczenie różnych linii ofertowych.

W segregatorze podobną rolę pełni kieszonka na wizytówkę. Trójkątna kieszeń przyjmuje luźne notatki i paragony. Do tego dochodzi kółko grzbietowe.

Format zależy od dokumentów

Wybór formatu wynika z tego, co wkładasz do środka. Teczki ofertowe dostępne są w formatach A3, A4, A5 oraz DL. Każdy pasuje do innego rodzaju dokumentów.

Format A5 o wymiarach 155x218 mm nadaje się na krótkie materiały wręczane na szkoleniu. Klasyczna teczka A4 o wymiarach 216x300 mm mieści typowy komplet handlowy. Wariant A3 o wymiarach 420x310 mm przyjmuje plany i mapy bez składania ich do mniejszego formatu.

Osobny przypadek to dokumentacja, której objętość zmienia się w trakcie sprawy. Wtedy pomaga teczka z regulowaną grubością, czyli z dwiema albo trzema liniami bigowania. Odbiorca sam dopasowuje grzbiet do tego, ile kartek akurat ma.

Dobór formatu do rodzaju dokumentów wygląda inaczej w kancelarii, inaczej w biurze geodezyjnym. Konkretne przykłady z różnych profesji przeczytasz w materiale DrukujSam o teczkach ofertowych w różnych branżach.

Co przygotować przed zamówieniem

Przy formatach A3, A4, A5 i DL wykrojnik jest gotowy i nie płacisz za niego osobno. Plik zapisz w PDF, w kolorystyce CMYK, przy 300 DPI i w skali jeden do jednego.

Nie trzeba zamawiać dużego nakładu. Teczki ofertowe zamówisz od 10 sztuk, więc można je przygotować nawet na jedno wydarzenie. Standardowy czas realizacji wynosi do 7 dni roboczych.

Ostatnia decyzja dotyczy papieru. Papier mat 350 g daje sztywną, białą okładkę pod pełnokolorowy nadruk. Kraftliner 300 g powstaje częściowo z surowców wtórnych i ma naturalny brązowy kolor, który pasuje do komunikacji środowiskowej. Wybór papieru wpływa więc także na wizerunek firmy.

Sama oprawa niczego nie sprzeda. Dzięki niej dokumenty nie rozsypią się, zanim klient podejmie decyzję. Wystarczy zmierzyć stos dokumentów, dobrać grzbiet i sprawdzić minimalny nakład.