Rozliczanie czasu pracy kierowców - od danych z tachografu do poprawnej ewidencji

Dlatego rozliczanie kierowców najlepiej traktować jako proces obejmujący rejestrację aktywności, kontrolę danych, ewidencję czasu pracy i przekazanie prawidłowych informacji do naliczenia wynagrodzenia.

Czas prowadzenia pojazdu to nie to samo co czas pracy

To rozróżnienie jest podstawą poprawnych rozliczeń. Czas prowadzenia pojazdu jest tylko jedną z aktywności kierowcy. Do czasu pracy mogą wchodzić również załadunek i rozładunek, nadzór nad tymi czynnościami, codzienna obsługa pojazdu, czynności spedycyjne, formalności administracyjne oraz inne zadania wykonywane w związku z przewozem.

Nie każda minuta między rozpoczęciem a zakończeniem dnia kierowcy automatycznie staje się jednak czasem pracy. Inaczej traktowane są przerwy, odpoczynki czy okresy pozostawania w gotowości. Dlatego proste zsumowanie jazdy i innej pracy z tachografu nie zawsze daje wynik, który można przenieść na listę płac.

Przykład: kierowca jedzie kilka godzin, następnie uczestniczy w rozładunku, później czeka w warunkach kwalifikowanych jako dyspozycyjność i wraca na trasę. Każdy z tych odcinków dnia ma inne znaczenie dla ewidencji. Jeśli aktywności zostały oznaczone nieprawidłowo, błąd przechodzi dalej do rozliczenia.

Tachograf dostarcza danych, ale trzeba je jeszcze zweryfikować

W transporcie objętym obowiązkiem używania tachografu podstawowym źródłem informacji są pliki z karty kierowcy i jednostki pojazdowej. Maksymalny okres między pobraniami danych wynosi 28 dni dla karty kierowcy i 90 dni dla tachografu. Samo regularne pobieranie plików nie rozwiązuje jednak problemu jakości danych.

Przed rozliczeniem trzeba sprawdzić ciągłość zapisów, ręczne wpisy oraz okresy innej pracy, dyspozycyjności i odpoczynku. Znaczenie ma też to, czy kierowca wykonywał w danym okresie pracę poza pojazdem i czy została ona prawidłowo ujęta.

Do sytuacji, które wymagają szczególnej uwagi, należą między innymi:

• brak wpisu ręcznego po okresie aktywności poza pojazdem;

• pozostawienie niewłaściwego symbolu aktywności podczas załadunku lub rozładunku;

• brak spójności między danymi z tachografu a dokumentacją pracowniczą;

• niepełna informacja o urlopie, zwolnieniu lub innym okresie nieobecności;

• nieprawidłowe zakwalifikowanie czasu dyspozycyjności, pracy albo odpoczynku.

Kontrola danych służy więc nie tylko wykrywaniu naruszeń. Jej celem jest również odtworzenie prawidłowego przebiegu dnia pracy. Jeśli podczas załadunku kierowca pozostawi symbol odpoczynku, urządzenie zapisze aktywność niezgodnie z tym, co faktycznie robił. Takiego błędu nie naprawi samo przeliczenie godzin.

Co powinna pokazywać ewidencja czasu pracy kierowcy?

Dla kierowcy zatrudnionego w stosunku pracy pracodawca prowadzi ewidencję potrzebną do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Obejmuje ona nie tylko łączną liczbę godzin. Ustawa wskazuje między innymi godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracę w porze nocnej, godziny nadliczbowe, dni wolne, dyżury oraz określone nieobecności i zwolnienia od pracy.

W praktyce prawidłowe rozliczenie łączy kilka rodzajów informacji:

• dane z tachografu i karty kierowcy;

• zapisy dotyczące systemu i rozkładu czasu pracy;

• informacje o urlopach, zwolnieniach i innych nieobecnościach;

• zasady wynagradzania wynikające z dokumentacji pracowniczej;

• dane potrzebne do ustalenia dodatków, nadgodzin i dyżurów.

Ewidencja może być prowadzona papierowo lub elektronicznie. Pracodawca przechowuje ją przez 10 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy. To inny obowiązek niż archiwizacja pobranych danych cyfrowych z tachografów i kart kierowców, dlatego w firmie dobrze rozdzielić zasady przechowywania poszczególnych dokumentów.

Normy jazdy są ważne, ale nie wystarczają do naliczenia wynagrodzenia

Rozporządzenie nr 561/2006 określa między innymi maksymalny dzienny czas prowadzenia pojazdu wynoszący co do zasady 9 godzin, z możliwością wydłużenia do 10 godzin nie częściej niż dwa razy w tygodniu. Tygodniowy czas prowadzenia nie może przekroczyć 56 godzin, a w dwóch kolejnych tygodniach łącznie 90 godzin. Po 4,5 godziny prowadzenia kierowca co do zasady korzysta z co najmniej 45-minutowej przerwy.

Te limity odpowiadają na pytanie, jak długo kierowca może prowadzić i kiedy powinien odpocząć. Rozliczenie odpowiada na inne: ile czasu pracował i jakie składniki wynagrodzenia z tego wynikają. Kierowca może zakończyć jazdę, a nadal wykonywać pracę przy pojeździe, dokumentach lub ładunku. Z perspektywy norm prowadzenia nie jedzie, ale z perspektywy czasu pracy nadal może pozostawać w pracy.

Dlatego kontrola naruszeń i przygotowanie ewidencji nie są tym samym zadaniem. Program może wskazać przekroczenie norm prowadzenia lub odpoczynku, natomiast rozliczenie wymaga jeszcze uwzględnienia prawa pracy i zasad obowiązujących u konkretnego pracodawcy.

Dobra dokumentacja zaczyna się przed pierwszym odczytem karty

Jeżeli umowa, regulamin lub obwieszczenie nie opisują spójnie systemu czasu pracy i zasad wynagradzania, późniejsza analiza tachografu nie usunie tej niejasności. Przed rozpoczęciem cyklicznych rozliczeń trzeba więc zweryfikować dokumentację, sposób rejestrowania aktywności przez kierowców oraz obieg danych między osobą rozliczającą a księgowością.

W uporządkowanym procesie dane są pobierane terminowo, sprawdzane pod kątem braków i błędów, następnie przeliczane na ewidencję, a wyniki trafiają do osób odpowiedzialnych za płace. Równolegle firma archiwizuje dokumenty tak, aby można było odtworzyć podstawę wyliczeń podczas kontroli lub sporu pracowniczego.

Jeżeli przedsiębiorstwo chce przekazać ten proces na zewnątrz, IdeaPro opisuje usługę obejmującą analizę dokumentacji, jej dostosowanie, szkolenie kierowców i przygotowanie rozliczenia ewidencji. Szczegóły dotyczące tego, jak może wyglądać rozliczanie czasu pracy kierowców, są dostępne pod adresem https://www.ideapro.pl/rozliczanie-czasu-pracy-kierowcow-oferta.

Najwięcej problemów ujawnia się tam, gdzie dane spotykają się z praktyką

Rozliczenia kierowców nie sprowadzają się do jednego działania wykonywanego raz w miesiącu. Kierowca prawidłowo obsługuje tachograf, firma terminowo pobiera dane, osoba rozliczająca interpretuje aktywności zgodnie z przepisami i dokumentacją, a księgowość otrzymuje wynik, na którym może oprzeć naliczenie płacy.

Im wcześniej wychwycony zostanie błąd, tym łatwiej go wyjaśnić. Brak wpisu ręcznego, źle zaznaczona inna praca czy niespójność między ewidencją a listą płac po kilku miesiącach stają się trudniejsze do odtworzenia. Dlatego poprawne rozliczenie nie zaczyna się od kalkulatora, lecz od wiarygodnych danych i uporządkowanych zasad ich przetwarzania.