Zgłoszenie usterki ginie w telefonach i e-mailach? Jak poprowadzić serwis aż do gotowego protokołu

Dobre przygotowanie zaczyna się przy pierwszym kontakcie

Osoba przyjmująca zgłoszenie powinna wiedzieć, którego urządzenia dotyczy problem, gdzie ono się znajduje i co działo się z nim wcześniej. Karta klienta w QR System skupia dane kontaktowe, lokalizacje, wykaz sprzętu, dokumentację oraz historię współpracy. Zgłoszenie można powiązać z właściwą maszyną, ustalić termin i przydzielić zadanie wybranemu pracownikowi. Statusy pokazują, które sprawy oczekują na reakcję, są w toku albo zostały zakończone. Menedżer nie musi więc odtwarzać sytuacji na podstawie rozmów, wiadomości i prywatnych kalendarzy. Widzi wszystkie zadania w jednym miejscu i może równomiernie rozłożyć obciążenie zespołu.

Technik nie jedzie do klienta bez kontekstu

Po zeskanowaniu kodu QR umieszczonego na urządzeniu serwisant może sprawdzić model, numer seryjny, dokumentację techniczną, wcześniejsze awarie, wykonane naprawy, wymienione części, zdjęcia i protokoły. Widzi również zaplanowane przeglądy oraz dane kontaktowe zleceniodawcy. Taki dostęp ogranicza telefony do biura i pozwala rozpocząć diagnozę z wiedzą o poprzednich interwencjach. System sprawdza się zarówno podczas prac prowadzonych w siedzibie klienta, jak i w warsztacie, gdzie sprzęt przechodzi kolejno przez przyjęcie, rejestrację, diagnozę, naprawę i wydanie.

Protokół powstaje tam, gdzie wykonano usługę

Po zakończeniu prac technik przygotowuje protokół na telefonie lub tablecie. System automatycznie wypełnia pola dotyczące klienta, urządzenia, lokalizacji, daty i serwisanta. Technik opisuje przeprowadzone czynności, wpisuje użyte części i wyniki pomiarów, a następnie dodaje zalecenia oraz zdjęcia. Dokument może trafić do klienta w systemie lub jako plik PDF. Protokół nie służy wyłącznie do potwierdzenia wizyty. Uzupełnia historię maszyny, z której korzysta osoba realizująca następną naprawę lub przegląd.

Zamknięta sprawa może prowadzić do kolejnego serwisu

Przypomnienia o przeglądach, konserwacji, pomiarach i wymianie części pomagają wrócić do klienta we właściwym czasie. Mapa ułatwia łączenie wizyt w jednej okolicy i przydzielanie zadań pracownikom znajdującym się najbliżej. Firma może również utworzyć profil w QR Partner Network, przedstawić specjalizacje i zwiększyć widoczność wśród użytkowników szukających pomocy.

Uporządkuj pierwsze zlecenie w QR System i sprawdź, jak wspólny obieg informacji usprawnia pracę biura oraz serwisantów.