Rynek programów księgowych w Polsce cały czas się rozwija. Szczególnie bogata oferta dotyczy narzędzi, dzięki którym można rozliczać Książkę Przychodów i Rozchodów. W ostatnich latach można także zauważyć tendencję do obniżania ceny za takie programy. Niektóre są wręcz reklamowane jako darmowe. Niestety w wielu przypadkach taki program do KPiR za darmo może nas... bardzo dużo kosztować.

KPiR - program darmowy czy profesjonalny

Oczywiście kiedy słyszymy, że coś jest za darmo, od razu pojawia się myśl, że nie jest to - delikatnie mówiąc - profesjonalny produkt. Spodziewamy się raczej narzędzia, które będzie bardzo proste, pozbawione wielu funkcjonalności, czy wręcz będzie wersją demonstracyjną. W rzeczywistości na rynku można dostać profesjonalny program do KPiR za darmo. Należy jednak pamiętać, aby wybierając takie narzędzie wziąć pod uwagę co najmniej kilka czynników, a nie tylko jego cenę. Wielu przedsiębiorców uważa bowiem, że rozliczając się w oparciu o KPiR program księgowy zrobi za nich wszystko. Wystarczy, że wprowadzą faktury, a należny podatek dochodowy i VAT zostaną wyliczone automatycznie. Dzięki temu będą mogli zaoszczędzić na obsłudze księgowej...

Dlatego warto na początku wspomnieć, że nawet najdroższy program do KPiR, nie zwalnia nas z odpowiedzialności za błędy. Jeśli je popełnimy, skutki mogą być bardzo niebezpieczne dla naszej firmy. Dlatego nawet jeśli wybierzemy profesjonalny program do KPiR za darmo, warto zastanowić się czy obsługi księgowej nie powierzyć np. biuru rachunkowemu.

Program do KPiR za darmo i zgodny z prawem

Najczęstsza pułapka, w jaką może wpaść przedsiębiorca wybierając program do KPiR za darmo, to dodatkowe opłaty. Są one związane przede wszystkim z aktualizacjami wymuszonymi przez zmiany w prawie. Niestety są one wprowadzane bardzo często - rocznie może pojawiać się nawet kilkadziesiąt nowelizacji, które wymuszają zmiany w oprogramowaniu. To z kolei wiąże się z dodatkowymi kosztami...

Scenariusz za każdym razem jest podobny: przedsiębiorca rozlicza się w oparciu o KPiR, program jest za darmo, ale nagle pojawia się zmiana w prawie - program informuje przedsiębiorcę, że konieczna jest aktualizacja i wizyta informatyka, czyli dodatkowy wydatek... Niestety jest to wydatek niezbędny - jeśli nie "poprawimy" programu, będzie on niezgodny z prawem, a więc bezużyteczny.

Dlatego tak ważne jest, aby wybierając program do KPiR za darmo sprawdzić, czy jest naprawdę pozbawiony opłat.

KPiR - program a pandemia

Pandemia Covid 19 zmusiła księgowych do zwrócenia uwagi na jeszcze jedną kwestię związaną z pracą na programach. Chodzi o możliwość pracy zdalnej, a także unikania kontaktu z klientem. Niestety tradycyjny program do KPiR za darmo wymusza przychodzenie do biura, a także spotkania z klientem. Jest bowiem instalowany na komputerze stacjonarnym, ewentualnie serwerze, który znajduje się w biurze. To z kolei oznacza, że niemożliwy jest dostęp do niego z zewnątrz, czyli np. z domu.

Na szczęście w księgowości zaczynają pojawiać się nowe technologie. Chodzi dokładnie o program do KPiR za darmo, ale w technologii online, czyli w chmurze. Przykładem takiego rozwiązania jest program Taxomatic. To profesjonalne narzędzie dla księgowych, ale też intuicyjny system, który umożliwia przedsiębiorcy rozliczanie się samemu. Do tego wszystkie aktualizacje są za darmo, a technologia online pozwala na pracę zdalna, a także unikanie kontaktu z klientem. Przekazywanie dokumentów może się bowiem odbywać za pośrednictwem np. e-maila. Wystarczy, że klient zrobi zdjęcie dokumentu i wyśle je do programu. Taxomatic to program, który można obsługiwać na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu - komputerze, laptopie, tablecie, a nawet smartfonie. Taxomatic to program, który dzięki nowym technologiom, zmienia księgowość.